Contrairement à ce que beaucoup peuvent penser, une entreprise ne se crée pas du jour au lendemain. Il y a une procédure spécifique à suivre. Par exemple, vous devez rédiger un business plan percutant, choisir un statut juridique adéquat ou même parfois chercher le financement. En fonction du statut juridique pour lequel vous optez, vous devez disposer de certains documents comptables. Quels sont-ils ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Le livre-journal
Pour créer une micro entreprise ou un autre type d’entreprise en France, il faut se soumettre à certaines exigences. En clair, pour exercer pleinement ses activités, il ne suffit pas d’avoir un siège social ou un registre du commerce. Il faut nécessairement détenir des documents comptables. Parmi ceux-ci, il y a le livre-journal. Ce document liste de manière chronologique toutes les opérations qui impactent le patrimoine de la firme (micro-entreprise ou non).
Selon la loi française, les mouvements doivent être enregistrés au quotidien. De même, une même écriture comptable ne peut comptabiliser des mouvements étalés sur plusieurs jours. Le livre-journal doit indiquer les détails des recettes. Entre autres, on doit y retrouver :
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L’identité du client,
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Les sommes versées,
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Le mode de règlement,
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La nature de la mission.
Par ailleurs, le livre-journal doit présenter un détail des dépenses (nature de l’achat ou identité de la dépense, etc.). Aujourd’hui, il est possible de saisir les écritures sur différents journaux. Cela dépendra de la nature des opérations. Ainsi, on distingue le journal des achats, le journal des ventes, le journal des banques et le journal des opérations diverses.
Le grand livre
Le grand livre est le deuxième document comptable obligatoire pour la création d’une entreprise. Il retrace les informations contenues dans le livre-journal. Seulement, il les présente sous un ordre différent. En effet, les mouvements sont classés ici par compte comptable, et ce, suivant le plan comptable de l’entreprise. Cela peut concerner une entreprise individuelle ou une société.
Autrement dit, le grand-livre présente toutes les transactions dans leur ordre chronologique et où ils ont lieu. Pour mieux vous expliquer le principe, le professionnel enregistre chaque opération comme un débit ou comme un crédit. Il prend soin d’indiquer aussi le montant correspondant. À la fin, la somme totale au crédit doit nécessairement être égale à la somme totale au débit.
À l’instar du livre-journal, le grand-livre peut être constitué de plusieurs grands livres auxiliaires (achats, ventes, banque). Pour chaque compte du grand livre, on doit retrouver les informations suivantes :
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Le numéro de compte et son intitulé,
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Le solde initial au début de l’exercice comptable,
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Le solde final à la fin de l’exercice comptable,
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Les opérations au débit et au crédit durant l’exercice,
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La date et le libellé de l’opération,
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La référence du document qui prouve l’opération (facture, reçu de paiement, ticket de caisse, etc.).
Pour finir, on doit retrouver dans le grand livre le journal dans lequel l’opération est enregistrée.
Le livre d’inventaire
Le livre d’inventaire est le troisième et dernier livre comptable obligatoire pour la création d’une entreprise. Ce document comptable répertorie l’ensemble des éléments d’actifs et de passifs détenus par la société. Ces éléments sont précisés en valeur et en quantité. Ils sont détaillés de manière à justifier le contenu des différents postes du bilan.
Parmi les trois documents comptables, le livre d’inventaire est moins fondamental. Il doit être dressé une fois par an. Dans ce document comptable, on doit retrouver les immobilisations corporelles et incorporelles, les stocks, les dettes fournisseurs, les immobilisations financières, etc.
Attention, dans le livre d’inventaire, il ne doit y avoir aucune rature. On ne doit aussi retrouver aucun blanc ou aucune faute. Par ailleurs, la comptabilité doit y être tenue dans la monnaie nationale, c’est-à-dire en euros en France.
La balance comptable
Bien que non obligatoire, la balance comptable est aussi un document comptable essentiel pour une entreprise. Elle est subdivisée en trois comptes : général, auxiliaire et âgée.
La balance comptable générale récapitule de façon synthétique tous les comptes qu’elle permet de contrôler. Elle fait apparaître le solde final et les totaux des mouvements au débit et au crédit. Il faut noter que ceux-ci doivent être équilibrés en fin d’exercice. Quant à la balance auxiliaire, elle indique les comptes fournisseurs et les comptes clients. Pour finir, la balance âgée fait apparaître les créances par date d’en-cours.
Tous ces trois livres comptables peuvent être tenus sous deux formats : en papier ou en version numérique. Par ailleurs, comme dans le cas du livre d’inventaire, ils ne doivent faire l’objet d’aucun blanc. On ne doit aussi y retrouver aucune altération. Cela permet de garantir leur caractère définitif.
De plus, ils doivent être tenus en français. Le comptable doit aussi utiliser comme devise l’euro. Pour finir, il doit les conserver sous leur format original pendant une durée de 10 ans en cas de contrôle.
En définitive, les trois documents comptables obligatoires pour la création d’une entreprise sont entre autres le livre-journal, le grand livre et le livre d’inventaire. En revanche, il y a également la balance comptable qui s’avère un document comptable très utile, bien que facultatif. À vous de jouer !
